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Inscripción
- ¿Cómo me puedo inscribir?
- ¿Puedo inscribirme al Congreso por teléfono?
- ¿Cuánto cuesta asistir al Congreso?
- ¿Puedo hacer cambios en mi inscripción?
- ¿Necesito visado?
- ¿Pueden enviarme una carta de invitación?
- ¿Qué debo hacer para cancelar mi inscripción?
- ¿Dónde puedo recoger mi credencial en el Congreso?
- ¿Cúles son las formas de pago?
- ¿Están incluidos los actos sociales en la cuota de inscripción?
- ¿Cuántas visitas a bibliotecas se incluyen en la cuota de inscripción?
Alojamiento
- ¿Cómo puedo hacer una reserva?
- ¿Cómo puedo cancelar o cambiar mi reserva de hotel?
- ¿Cuándo se tramitará mi reserva?
- ¿El precio del hotel incluye el desayuno y los impuestos?
- ¿Cuáles son los precios de los hoteles?
- ¿Dónde se ubican los hoteles?
- ¿Preguntas relacionadas con las reservas de grupos?
- ¿Cómo abono mi reserva de alojamiento?
Exposición Comercial
Antes del evento
1. ¿Dónde se celebrará la exposición comercial?
2. ¿Cuál es el horario de apertura de la exposición comercial?
3. ¿Quién participará en la exposición comercial?
4. ¿Cuánto cuesta alquilar un estand de la exposición?
5. ¿En qué consiste el estand del "Esquema Armazón" [Shell Scheme]?
6. ¿En qué consiste el estand de "Sólo el Espacio" [Space Only]?
7. ¿Qué incluye la tarifa del estand de la exposición?
Inscripción como Expositor Comercial
4. ¿Dónde recojo mis credenciales como expositor comercial?
5. ¿Podemos asistir al congreso con la credencial de expositor?
6. ¿Cuál es la diferencia entre la inscripción como delegado y la credencial de expositor?
7. ¿Puedo pedir credenciales de expositor comercial adicionales?
8. ¿Tenemos derecho a recibir una cartera de delegado para nuestro estand?
9. ¿Qué ocurre si pierdo mi credencial de expositor/inscripción?
10. ¿Necesito llevar mi credencial cuando estemos montando o desmontando el estand?
Montaje del Estand y Peticiones in situ
11. ¿Quiero cambiar el letrero de mi estand?
12. ¿Las mercancís que he enviado no han llegado a mi estand, a quién me dirijo?
13. ¿Necesito más mobiliario una vez en el Congreso, qué debo hacer?
14. ¿Necesito más potencia eléctrica, qué debo hacer?
15. ¿Puedo alquilar transformadores de corriente o alargaderas?
16. ¿A qué tipo de Internet se podrá acceder durante el Congreso de la IFLA?
17. ¿Y si necesito material audiovisual?
18. ¿Cómo pago por el material que necesite una vez que esté en el Congreso?
General
19. ¿Necesito quedarme en mi estand todo el tiempo?
20. ¿Existe algún lugar donde pueda dejar objetos de valor?
21. ¿A quién me dirijo si tengo algún problema?
22. ¿Puedo ver el programa del congreso de antemano?
Comunicaciones
23. ¿Cómo presentar una comunicación?
¿Mi pregunta no aparece aquí, qué puedo hacer?
Inscripción
1. ¿Cómo me puedo inscribir?
El impreso de inscripción está disponible en la página web de la IFLA www.ifla.org y el pago se debe hacer en euros (€).
El primer plazo de inscripción finaliza el 15 de mayo del 2009 y el segundo plazo el 3 de agosto del 2009. En ambos casos se aplicará un descuento. Incluya sus datos personales tal y como quiera que aparezcan en su tarjeta de identificación y en la lista de participantes. Todos los participantes deben rellenar un impreso de inscripción bien en línea o en papel utilizando una máquina de escribir o a mano en letras mayúsculas. Es aconsejable que además haga una copia por si la necesita.
Si tiene alguna duda sobre la inscripción, envíe un correo electrónico a: ifla2009reg@congrex.com.
2. ¿Puedo inscribirme en el Congreso por teléfono?
No, desgraciadamente sólo es posible inscribirse rellenando el impreso correspondiente en línea o en papel.
El impreso de inscripción en papel se debe enviar por fax al +44 (0) 207 117 4561 o como fichero adjunto de correo electrónico a ifla2009reg@congrex.com o por correo postal a la siguiente dirección:
Conference
Secretariat IFLA 2009 Congress
4b, 50
Fax: +44 (0) 207 117 4561
3. ¿Cuánto cuesta asistir al Congreso ?
El precio varí dependiendo del tipo de participante que sea y la fecha de recepción del impreso de inscripción:
Cuotas de Inscripción |
Antes del 15 de mayo del 2009 inclusive |
Después del 15 de mayo del 2009 y antes del 3 de agosto del 2009 |
En el Congreso |
Miembro de la IFLA |
€400.00 |
€485.00 |
€570.00 |
No Miembros |
€540.00 |
€645.00 |
€755.00 |
Estudiante |
€200.00 |
€230.00 |
€255.00 |
Acompañante |
€265.00 |
€320.00 |
€375.00 |
4. ¿Puedo hacer cambios en mi inscripción?
Sí, aunque debe ponerse en contacto con la Secretaría Técnica del congreso del 2009 por escrito para poder hacerlo enviando un correo electrónico a ifla2009reg@congrex.com o un fax al +44 (0) 207 117 4561. No se olvide de incluir su apellido y número de inscripción en toda la correspondencia.
Póngose en contacto con la embajada italiana más cercana a usted tan pronto como sea posible para determinar si necesita visado y la documentación que tendría que presentar.
6. ¿Pueden enviarme una carta de invitación?
Sólo tiene que pinchar aquí para introducir sus datos y solicitar una carta de invitación.
7. ¿Qué debo hacer para cancelar mi inscripción?
Los avisos de cancelación y las solicitudes de reembolso deben enviarse por escrito a la Secretarí Técnica del Congreso de la IFLA 2009, Reino Unido, antes del 15 de mayo del 2009inclusive.
Bajo ciertas circunstancias, los delgados que no puedan asistir pueden designar a un sustituto que ocupe su lugar. Para ello, p&óngosa en contacto con la Secretaría Técnica del Congreso.
8. ¿Dónde puedo recoger mi credencial en el Congreso?
Las credenciales se podrán recoger en el Palacio de Congresos de Milán (
9. ¿Cúles son las formas de pago?
Los pagos se pueden hacer en euros de cualquiera de las siguientes formas:
1. Los titulares de tarjetas American Express Card, VISA y MasterCard pueden utilizarlas para abonar todos sus gastos, incluyendo en el impreso de inscripción el nombre del titular de la tarjeta, el número de la tarjeta, la fecha de caducidad, firma y código de seguridad CVB.
¿Qué es el código CVB? Son los últimos 3 dígitos que se encuentran en lugar de la firma en el reverso de la tarjeta, en el caso de VISA o MasterCard, y, en el caso de American Express Card, los cuatro dígitos que hay a la derecha por encima del número de tarjeta, en la parte delantera.
Lamentamos no poder aceptar otras tarjetas de crédito.
2.
Cheque bancario remitido junto el impreso de inscripción a Congrex
3.
Transferencia bancaria en euros a nombre de Royal Bank of
Congrex
Tenga presenta que los pagos por transferencia bancaria deben recibirse el 3 de agosto del 2009, como muy tarde.
Tenga en cuenta que si no hemos recibido el pago completo de su cuota de inscripción y no hemos recibido ninguna noticia por escrito al respecto antes del 3 de agosto del 2009, su inscripción será cancelada y tendrá que volver a inscribirse en el congreso y pagar la cuota correspondiente.
10. ¿Están incluidos los actos sociales en la cuota de inscripción? Volver al principio
La Ceremonia de Apertura, la Recepción de la Exposición Comercial y la Velada Social en la Galleria Vittorio Emanuelle II están incluidas en la cuota de inscripción. No obstante, debe indicar en el impreso de inscripción los actos a los que desea asistir.
11. ¿Cuántas visitas a bibliotecas se incluyen en la cuota de inscripción?
La inscripción como delegado incluye una visita, según la disponibilidad en el momento de hacer la reserva.
Alojamiento
1. ¿Cómo puedo hacer una reserva?
La Secretaría Técnica del Congreso de la IFLA ha reservado habitaciones de diferentes precios en una gran variedad de hoteles en Milán a precios especiales.
Los participantes pueden reservar su alojamiento en línea en www.ifla.org. o enviando una fax, +44 (0) 207 117 4298, o correo electrónico, ifla2009accom@congrex.com a Congrex Travel. Se le pedirá una fianza de 200 euros para garantizar su reserva, por lo que debe enviarm a Congrex Travel los datos de su tarjeta de crédito o, si paga por transferencia bancaria, una copia del pago. Sin esta fianza no se podrá hacer ninguna reserva. Cada participante recibirá una confirmación/factura una vez tramitada la reserva. El plazo para la recepción del pago completo del alojamiento por parte de Congrex Travel finaliza el 19 de junio del 2009.
2. ¿Cómo puedo cancelar o cambiar mi reserva de hotel?
No debe ponerse en contacto con el hotel directamente ya que es Congrex Travel qien gestiona todas las reservas. Si cancela su reserva antes del 20 de junio del 2009, se le devolverá el depósito, menos 60 euros de gastos de gestión. Si lo hace después del 19 de junio del 2009, no tendrá derecho a devolución. Cualquier cambio de reserva seráa objeto de una tarifa de 30 euros de gastos de gestión. Los cambios o cancelaciones deben realizarse por escrito a Congrex Travel enviando un correo electrónico a ifla2009accom@congrex.com o fax al +44 (0) 207 117 4298. Si llega al hotel después o lo deja antes de las fechas indicadas en su impreso de reserva, se le cobrará el total de la cantidad indicada en la reserva y no tendrá derecho a devolución.
3. ¿Cuándo se tramitará mi reserva?
Su reserva se tramitará tan pronto como Congex Travel haya recibido su solicitud, que debe hacerla tan pronto como sea posible ya que no podemos que haya disponibilidad de habitaciones después del 15 de mayo del 2009. Todas las reservas se tramitarán en el orden en el que se reciban. Después del 15 de mayo, la reserva dependerá de la disponibilidad existente y sólo se podrá hacer si se abona en el acto mediante tarjeta de crédito más un importe adicional de 30 euros por hacerla fuera de plazo. Congrex Travel se reserva el derecho de reservarle alojamiento en otro hotel si el que usted ha elegido está completo.
4. ¿El precio del hotel incluye el desayuno y los impuestos?
Los precios indicados en el impreso de reserva del hotel son por habitación y noche e incluyen el desayuno y los impuestos y deben abonarse de antemano a Congrex Travel. No obstante, al dejar el hotel, debe liquidar los gastos adicionales en los que haya incurrido (minibar, llamadas telefónicas, servicio de habitaciones, etc.) directamente con el hotel.
5. ¿Cuáles son los precios de los hoteles?
Para ello, consulte el Anuncio Final del Congreso o el sistema de reserva en línea.
6. ¿Dónde se ubican los hoteles?
Los hoteles y sus distancias correspondientes a pie hasta el Palacio de Congresos aparecen indicados en el mapa del Anuncio Final y en el sistema de reserva en línea.
7. ¿Preguntas relacionadas con las reservas de grupos?
Si necesita 5 habitaciones o más, las condiciones son diferentes y, para ello, debe enviar un correo electrónico a ifla2009accom@congrex.com o fax a +44 (0) 207 117 4298. Tenga en cuenta que este tipo de alojamiento se ofrece a diferentes empresas de viaje simultáneamente y se asignan por oden de llegada de la reserva, por lo que se recomienda que hagan sus peticiones lo más pronto posible. Una vez recibida su reserva por escrito que debe incluir su dirección postal completa, le enviaremos un contrato junto con la factura del primer pago que debe abonar por adelantao.
8. ¿Cómo abono mi reserva de alojamiento?
Para garantizar su reserva se necesita un depósito de 200 euros. Una vez recibido, a cada participant se le enviará una confirmación final junto con la factura. El pago completo debe hacerse a Congrex Travel como más tardar hasta el 19 de junio del 2009 inclusive. No debe realizar ningún pago al hotel directamente.
Los pagos se pueden hacer en euros de cualquiera de las siguientes formas:
4. Los titulares de tarjetas VISA y MasterCard pueden utilizarlas para abonar todos sus gastos, incluyendo en el impreso de inscripción el nombre del titular de la tarjeta, el número de la tarjeta, la fecha de caducidad, firma y código de seguridad CVB
¿Qué es el código CVB? Son los últimos 3 dígitos que se encuentran en lugar de la firma en el reverso de la tarjeta en el caso de VISA o MasterCard.
Lamentamos no poder aceptar otras tarjetas de crédito.
5. Por transferencia bancaria en euros a UBS AG, nombre de la cuenta: Congrex Travel IBAN: CH62 0023 3233 5954 0061P, Código Swift: UBSWCHZH8OA. No se olvide de incluir su nombre y los datos de su hotel en la transferencia bancaria. Todos los gastos bancarios correrán a cargo del remitente.
Tenga presenta que los pagos por transferencia bancaria deben recibirse antes del 15 de mayo del 2009.
Exposición Comercial
Antes del evento
1. ¿Dónde se celebrará la exposición comercial?
En el Centro de Convenciones Fiera Milano, donde también se celebrará el congreso.
2. ¿Cuál es el período y horario de apertura de la exposición comercial?
La exposición abrirá desde el Domingo 23 de agosto al mediodía hasta última hora de la mañana del miércoles 26 de agosto. El horario definitivo aparecerá en el Programa Final.
3. ¿Quién participará en la exposición comercial?
La exposición está abierta a todos los organismos privados, públicos y de otro tipo que suministran productos y servicios relacionados con las bibliotecas (libros, publicaciones periódicas, documentos electrónicos, producos y equipos audiovisuales, suministros de oficinas y otros servicios).
Los nombres de los participantes en la exposición comercial aparecerán en la página web.
4. ¿Cuánto cuesta alquilar un estand de la exposición?
Si desea información sobre la exposición comercial consulte el siguiente enlace: "Información sobre la Exposición Comercial".
5. ¿En qué consiste la modalidad "Shell Scheme" [Armazón/Estructura]?
Según esta modalidad de contratació,n, su estand contará con paneles blancos para las paredes sujetados con una estructura de barras metálicas. Se recomienda a todos aquellos expositores que deseen mostrar sus productos mediante estanterís o sobre mesas.
6. ¿En qué consiste la modalidad de contratación "Space Only" [Sólo la Superficie]?
Consiste en alquilar únicamente la superficie que ocupa el estand y cualquier otra cosa que necesite tendrá que pedirla expresamente y pagarle aparte, normalmente contratando los servicios de una empresa de montaje de estands.
7. ¿Qué incluye la tarifa del estand de la exposición?
· La estructura/armazón [Shell Scheme], si lo contrata.
· Credencial de Expositor Comercial para todos personas.
· Una insripción gratis al congreso por estand.
· Una breve reseña gratis (50 palabras) en el Programa Final/Programa de la Exposición Comercial.
· Servicio de seguridad de tipo general durante las horas de apertura de la exposición comercial.
· Luz y climatización.
· Limpieza diaria de los pasillos y zonas comunes.
· Asistencia a la Recepción de la Exposición Comercial
Inscripción como Expositor Comercial
4. ¿Dónde recojo mis credenciales como expositor comercial?
Las puede recoger del mostrador de Inscripción de Expositores Comerciales a partir de las 14 horas del sábado 22 de agosto. Le recordamos que la persona que las recoja debe mostrar identificación de la organización a la que pertenece y firmar para acreditar que las ha recogido. También se aceptarán tarjetas de visita junto con cualquier otro documento de identificación válido o autorización.
5. ¿Podemos asistir al congreso con la credencial de expositor?
No, aunque tiene derecho a una inscripción al congreso gratis por estand.
6. ¿Cuál es la diferencia entre la inscripción como delegado y la credencial de expositor comercial?
La inscripción como delegado le permite a la persona asistir a todas las sesiones del programa así como a la exposición comercial. Por el contrario, la credencial de expositor comercial sólo le permite acceso a la propia exposición. Durante todo el congreso habrá controles de acceso.
7. ¿Puedo pedir credenciales de expositor comercial adicionales?
Sín, al precio de 85 euros por credencial. Para ello, rellene el formulario correspondiente del Manual Técnico de la Exposición Comercial y envíelo antes de la fecha límite a los Organizadores de la Exposición Comercial.
8. ¿Tenemos derecho a recibir a una cartera de delegado para nuestro estand?
Sí, la persona que recoja las credenciales también podrá retirar una cartera de delegado en el mostrador correspondiente. No olvide que sólo tiene derecho a una cartera por estand y que no se reemplazará si la pierde.
9. ¿Qué ocurre si pierdo mi credencial de expositor/inscripción?
El coste de conseguir una nueva credencial es de 45 euros.
10. ¿Necesito llevar mi credencial cuando estemos montando o desmontando el estand?
Sí, seguridad le pedirá que muestre su Pase de Acceso para entrar en sala de la exposición comercial dentro del Palacio de Congresos durante el montaje de su estand.
Monaje del Estand y Material Adicional
11. ¿Quiero cambiar el letrero de mi estand?
Los nombres de los estands no se pueden cambiar, a no ser que haya habido un error de ortografía. Si este es su caso, diríjase al Mostrador de Servicios para Expositores Comerciales, que se encuentra en la Sala de la Exposició,n Comercial cerca de la entrada principal.
12. ¿Las mercancías que he enviado no están en mi estand, a quién me dirijo?
Si ha utilizado la empresa Agility, puede ponerse en contacto con ellos en la zona de de carga destrás de la zona principal de la exposición comercial en el pabellón A. La persona que necesite ponerse en contacto con Agility debe poseer su credencial idenficativa como expositor o como delegado para acceder al recinto. Si ha utilizado una empresa diferente, póngase en contacto directamente con su oficina. Lamentamos no poder prestarle ayuda en este sentido.
Para cualquier otra cuestión relacionada con la manipulación del material in situ o con su reenvío a su lugar de origen, póngase en contacto con Agility. Si lo desea, puede pedirle al personal del Mostrador de Servicios para la Exposición Comercial que se ponga en contacto con Agility para que uno de sus representantes venga a hablar con usted.
13. ¿Necesito más mobiliario una vez en el Congreso, qué debo hacer?
Diríjase al Mostrador de Servicios para Expositores Comerciales, que se encuentra en la Sala de la Exposició,n Comercial cerca de la entrada principal. Tenga presente que su disponibilidad es limitada y que se servirán en orden de petición. La información sobre los precios estará disponible en la página web del Centro de Convenciones MIC a partir del 1 de abril del 2009.
14. ¿Necesito más potencia eléctrica, qué debo hacer?
Diríjase al Mostrador de Servicios para la Exposición Comercial que se encuentar en el interior del pabellón de la Exposición Comercial cerca de la entrada principal. Tenga en cuenta que estos servicios se prestarán según su disponibilidad y que se asignarán en orden de llegada. La información sobre los costes aparecerán en la página web del Palacio de Congresos a partir del 1 de abril del 2009.
15. ¿Puedo alquilar transformadores de corriente o alargaderas?
Habrá un número limitado de este tipo de material, por lo que le sugerimos que traiga el material que vaya a necesitar.
16. ¿A qué servicios de Internet se podrá acceder durante el Congreso de la IFLA?
Los organizadores han previsto que haya un cibercafé de acceso gratuito en la sala de la exposición comercial. Los demás servicios de Internet, ya sean para su estand de la exposición o del centro de negocios, son de cobro. En el Manual Ténico de la Exposición que aparecerán en abril del 2009 se incluirá más información.
17. ¿Y si necesito material audiovisual?
Diríjase al Mostrador de Servicios para Expositores Comerciales, que se encuentra en la Sala de la Exposició,n Comercial cerca de la entrada principal Tenga presente que su disponibilidad es limitada y que se servirán en orden de petición. La información sobre los precios estará disponible en la página web del Centro de Convenciones MIC a partir del 1 de abril del 2009.
18. ¿Cómo pago por el material que necesite una vez que esté en el Congreso?
Preferimos ue pague con tarjeta de crédico, aunque también aceptamos dinero en efectivo en euros.
General
19. ¿Necesito quedarme en mi estand todo el tiempo?
Debe haber al menos un expositor comercial en el estand durante las horas de apertura de la exposición.
20. ¿Existe algún lugar donde pueda dejar objetos de valor?
No, tendrá que, por su cuenta, buscar la forma de hacerlo. Le aconsejamos que no los deje en el pabellón de la exposición durante la noche.
21. ¿A quién me dirijo si tengo algún problema?
Diríjase al Mostrador de Servicios para la Exposición Comercial que se encuentar en el interior del pabellón de la Exposición Comercial cerca de la entrada principal.
22. ¿Puedo ver el programa del congreso de antemano?
El programa preliminar del congreso está disponible en la página de la IFLA que se irá actualizando regularmente por lo que debe consultarlo de vez en cuando.
Papers
23. ¿Cómo puedo presentar una comunicación?
El contendio del Congreso de la IFLA del 2009 lo organizan los diferentes comités profesionales, por lo que si desea presentar una comunicació,n, debe enviarla directamente a uno de ellos.
Si desea más informació,n, visite la página web de la IFLA y pinche en "Convocatoria de Presentació,n de Comunicaciones" y "Directrices Generales para la Presentación de Comunicaciones."
Si éste es el caso y su duda tiene que ver con la inscripción enví un mensaje a ifla2009reg@congrex.com y a ifla2009accom@congrex.com, si está relacionada con el alojamiento. Le responderemos y, a continuación, la incluiremos en esta lista de preguntas más frecuentes.
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